Belbins Team Guide – Hur leder du ditt team när ingen är på kontoret?
Det blir allt mer vanligt och nu också nödvändigt med att nyttja ”arbeta-hemifrån-policyn”. Är du som chef redo?
Du kanske har rätt IT-installation på plats och telefoner med vidarekoppling, men att hantera virtuellt arbete är mycket mer än så. Är din ledarstil redo att bli virtuell? Är du på väg mot ett team av virtuoser eller mot en virtuell mardrömsverklighet?
När ditt team inte är på kontoret, vad kan du göra för att motivera dem? Hur ska du kommunicera och hur ofta? Ska du vänta på att ditt team tar kontakt, eller ska du jaga dem efter uppdateringar och utfärda tidsfrister och påminnelser? Och hur hanterar du den belastning som virtuellt arbete kan sätta på att kommunicera och hålla den mänskliga kontakten?
Även om våra teamrollbeteenden kanske inte förändras när vi arbetar separat, kan förändrade kommunikationslinjer lägga hinder i teamets väg, och vissa kommer sannolikt att anpassa sig lättare till distansarbetet än andra. Så extra omsorg behövs för att hantera dessa beteenden och se till att alla fortfarande kan ge sitt bästa.
Hantera varje Belbin teamrollbeteende på distans – Din guide
Naturligtvis har vi förenklat sakerna lite. Var och en av oss har mer än en teamrollstyrka och hur våra föredragna roller interagerar ger nyanser i våra arbetssätt. Men här är en utgångspunkt när man överväger fördelarna och de potentiella fallgroparna för varje roll i ett virtuellt scenario.
Plants teamrollbeteende
Plants föredrar att arbeta ensamma – de kommer med idéerna för teamet att ta vidare. Så lämna dem till det … fram till en punkt. Ge dem frågor och problem att lösa och massor av uppmuntran. Men checka av försiktigt för att se om de fortfarande är på rätt spår – deras uppmärksamhet kan ha vandrat om en ny idé har väckt deras intresse. Och förvänta dig inte ett omedelbart svar på e-post om de är upptagna med problemlösning. Ett telefonsamtal kan vara att föredra.
Kom ihåg att Plant kan vara känslig för kritik av deras idéer, så om du har en hög Shaper, Implementer eller Monitor Evaluator kan du försöka anta en mindre arbetsfokuserad eller kritisk strategi. Låt dem få utrymme att kommunicera.
Teamworker teamrollbeteende
Teamworkers är skickliga kommunikatörer. De är diplomatiska, mottagliga och kommer förmodligen att kämpa om de känner sig avstängda från andra.
Ge dem en roll som gör att de kan hålla kontakten med resten av teamet. Kanske de kan skicka en daglig ”eller två gånger per dag” e-post ”check” för att ta reda på hur det går för alla? Kanske kan de initiera en kort social chatt online? Även om du kanske frestas att hoppa över den här delen när trycket är högt, kom ihåg att det är nyckeln till att upprätthålla förtroende under ovanliga omständigheter.
Håll kontakten via telefon och kom ihåg: de kommer att vara de första som berättar när någon annan har problem.
Specialists teamrollbeteende
Liksom Plant trivs Specialists när de är ensamma. Se till att du har gett dem ett forskningsområde de kan fördjupa sig i, men glöm inte att stämma av – du vill sprida alla framträdande fynd till resten av teamet.
Kommunikation via e-post är förmodligen bäst, men se till att du ställer mycket specifika frågor för att minimera risken att få överbelastning av information i retur.
Completer Finishers teamrollbeteende
När du hanterar en virtuell Completer Finisher är det viktigt att skapa tydlighet kring prioriteringar och tidsfrister. Eftersom de inte är de mest effektiva att delegera eller hålla kolla på tiden, skulle det vara klokt att stämma av regelbundet. Dessutom tenderar Completer Finisher att uppleva höga ångestnivåer. Varför inte be en Teamworker att hålla ett öga på dem?
Det kan finnas en tendens för resten av teamet att överbelasta Completer Finishern med arbete. (”Kan du bara kolla igenom det här åt mig?”) Det kan orsaka problem, så se till att alla är medvetna om grundreglerna i detta avseende.
Resource Investigators teamrollbeteende
De är inte mycket på kontoret ändå, så du bör vara ganska van vid att hantera dem på avstånd. Men med händelser och möten avbrutna finns det en risk att de kan befinna sig utan mål eller gå helt utanför radarn. Uppmuntra regelbundna avstämningar, men tryck inte på för mycket detaljer.
De föredrar förmodligen ett telefon- eller Skype-samtal, men se till att du har kontrollen. Resource Investigatorn är ofta pratsam och kanske inte låter resten av teamet få ett ord. Utan de sociala ledtrådar som vi litar på när vi delar samma utrymme, måste du vara orubblig.
Implementerns teamrollbeteende
Implementern är den du kan lita på för att fortsätta som vanligt. Tillförlitliga och hårt arbetande i grunden kommer Implementern att inta en annan arbetsmiljö med framsteg. Processer måste dock anpassas eller ändras, så se till att de är medvetna om detta. De kommer att uppskatta att de får ansvar för att organisera nya processer – eller vad som helst som kommer att tilltala deras praktiska förutsättningar. Håll kontakten via e-post. Sätt ihop ett kalkylblad som du kan prata igenom.
Shapers teamrollbeteende
Detta kan vara svårt eftersom Shapers gillar att tala högst i rummet. Vem stannar och lyssnar när de är ensamma? De kan börja ställa krav på alla tillgängliga sätt – telefonsamtal och e-postmeddelanden – för att säkerställa att ingen slackar eller tar ögonen från bollen. De kan främja resten av teamet – deras e-poststil kommer sannolikt att vara burdus och träffande. Normalt skulle teamet inte ta detta för personligt (en effektiv Shaper med tillräckligt bra humor får alla tillbaka) men utan den sociala interaktionen kan relationer bli ansträngda.
Se till att du håller dina löften och svarar i tid. Resource Investigatorn är bäst att hantera Shaper-beteendet i denna situation – varför inte ge dem ett gemensamt projekt?
Monitor Evaluators teamrollbeteende
De föredrar mycket att arbeta för sig själva – äntligen får de tid att luta sig tillbaka och reflektera över den bästa handlingen utan resten av teamet ständigt vid sin dörr. I den utsträckningen är Monitor Evaluators ganska lätta att hantera på distans. De tenderar dock att överanalysera. Det finns en risk att denna tendens kan komma att gå oupptäckt och sakta ner processen till stillhet.
Håll kontakten, be om uppdateringar. Ignorera inte. Kom ihåg att även om Monitor Evaluators kanske inte ger dig de svar du vill ha, är det vanligtvis de svar du behöver.
Coordinators teamrollbeteende
Coordinators är fantastiska på att engagera andra och se till att alla får bidra. Se dock till att de inte utnyttjar och delegerar mer än sin rättvisa andel. Regelbunden kontakt via e-post och telefon krävs. Ge dem rollen som ordförande i alla virtuella möten och se till att de uttryckligen tar itu med utmaningarna i distansarbetet, så att alla uppkomna svårigheter kan luftas och lösas. Deras lugna och självsäkra sätt kan också hjälpa till att avbryta all stigande panik som kan uppstå. Be dem sätta in en känsla av perspektiv om saker börjar växa.
Banden som binder
Naturligtvis beror allt inte enbart på dig som chef. För att kunna fungera effektivt i utmanande och snabbt föränderliga miljöer, måste dina teammedlemmar vara medvetna om sina egna – och varandras – styrkor, så att de vet vem de ska ringa och var och hur de kan ta hand om varandra.
På Belbin tror vi på att ge team ett gemensamt tillgängligt språk att formulera och utforska sina beteenden, såväl som praktiska, tillämpliga råd om hur teamet fungerar. Beväpnad med denna kunskap kan teamet få förtroende för sina individuella och kollektiva förmågor och bygga den typ av förtroende som håller sig starkt även om de är isär.
Lycka till! Vi är här för att hjälpa till – kanske är nu ett bra tillfälle att göra en Belbin analys med ditt team? Ta kontakt idag.
Hälsningar
Inger Melkersson
Belbin Sverige AB
Plants teamrollbeteende
Plants föredrar att arbeta ensamma – de kommer med idéerna för teamet att ta vidare. Så lämna dem till det … fram till en punkt. Ge dem frågor och problem att lösa och massor av uppmuntran. Men checka av försiktigt för att se om de fortfarande är på rätt spår – deras uppmärksamhet kan ha vandrat om en ny idé har väckt deras intresse. Och förvänta dig inte ett omedelbart svar på e-post om de är upptagna med problemlösning. Ett telefonsamtal kan vara att föredra.
Kom ihåg att Plant kan vara känslig för kritik av deras idéer, så om du har en hög Shaper, Implementer eller Monitor Evaluator kan du försöka anta en mindre arbetsfokuserad eller kritisk strategi. Låt dem få utrymme att kommunicera.
Teamworker teamrollbeteende
Teamworkers är skickliga kommunikatörer. De är diplomatiska, mottagliga och kommer förmodligen att kämpa om de känner sig avstängda från andra.
Ge dem en roll som gör att de kan hålla kontakten med resten av teamet. Kanske de kan skicka en daglig ”eller två gånger per dag” e-post ”check” för att ta reda på hur det går för alla? Kanske kan de initiera en kort social chatt online? Även om du kanske frestas att hoppa över den här delen när trycket är högt, kom ihåg att det är nyckeln till att upprätthålla förtroende under ovanliga omständigheter.
Håll kontakten via telefon och kom ihåg: de kommer att vara de första som berättar när någon annan har problem.
Specialists teamrollbeteende
Liksom Plant trivs Specialists när de är ensamma. Se till att du har gett dem ett forskningsområde de kan fördjupa sig i, men glöm inte att stämma av – du vill sprida alla framträdande fynd till resten av teamet.
Kommunikation via e-post är förmodligen bäst, men se till att du ställer mycket specifika frågor för att minimera risken att få överbelastning av information i retur.
Completer Finishers teamrollbeteende
När du hanterar en virtuell Completer Finisher är det viktigt att skapa tydlighet kring prioriteringar och tidsfrister. Eftersom de inte är de mest effektiva att delegera eller hålla kolla på tiden, skulle det vara klokt att stämma av regelbundet. Dessutom tenderar Completer Finisher att uppleva höga ångestnivåer. Varför inte be en Teamworker att hålla ett öga på dem?
Det kan finnas en tendens för resten av teamet att överbelasta Completer Finishern med arbete. (”Kan du bara kolla igenom det här åt mig?”) Det kan orsaka problem, så se till att alla är medvetna om grundreglerna i detta avseende.
Resource Investigators teamrollbeteende
De är inte mycket på kontoret ändå, så du bör vara ganska van vid att hantera dem på avstånd. Men med händelser och möten avbrutna finns det en risk att de kan befinna sig utan mål eller gå helt utanför radarn. Uppmuntra regelbundna avstämningar, men tryck inte på för mycket detaljer.
De föredrar förmodligen ett telefon- eller Skype-samtal, men se till att du har kontrollen. Resource Investigatorn är ofta pratsam och kanske inte låter resten av teamet få ett ord. Utan de sociala ledtrådar som vi litar på när vi delar samma utrymme, måste du vara orubblig.
Implementerns teamrollbeteende
Implementern är den du kan lita på för att fortsätta som vanligt. Tillförlitliga och hårt arbetande i grunden kommer Implementern att inta en annan arbetsmiljö med framsteg. Processer måste dock anpassas eller ändras, så se till att de är medvetna om detta. De kommer att uppskatta att de får ansvar för att organisera nya processer – eller vad som helst som kommer att tilltala deras praktiska förutsättningar. Håll kontakten via e-post. Sätt ihop ett kalkylblad som du kan prata igenom.
Shapers teamrollbeteende
Detta kan vara svårt eftersom Shapers gillar att tala högst i rummet. Vem stannar och lyssnar när de är ensamma? De kan börja ställa krav på alla tillgängliga sätt – telefonsamtal och e-postmeddelanden – för att säkerställa att ingen slackar eller tar ögonen från bollen. De kan främja resten av teamet – deras e-poststil kommer sannolikt att vara burdus och träffande. Normalt skulle teamet inte ta detta för personligt (en effektiv Shaper med tillräckligt bra humor får alla tillbaka) men utan den sociala interaktionen kan relationer bli ansträngda.
Se till att du håller dina löften och svarar i tid. Resource Investigatorn är bäst att hantera Shaper-beteendet i denna situation – varför inte ge dem ett gemensamt projekt?
Monitor Evaluators teamrollbeteende
De föredrar mycket att arbeta för sig själva – äntligen får de tid att luta sig tillbaka och reflektera över den bästa handlingen utan resten av teamet ständigt vid sin dörr. I den utsträckningen är Monitor Evaluators ganska lätta att hantera på distans. De tenderar dock att överanalysera. Det finns en risk att denna tendens kan komma att gå oupptäckt och sakta ner processen till stillhet.
Håll kontakten, be om uppdateringar. Ignorera inte. Kom ihåg att även om Monitor Evaluators kanske inte ger dig de svar du vill ha, är det vanligtvis de svar du behöver.
Coordinators teamrollbeteende
Coordinators är fantastiska på att engagera andra och se till att alla får bidra. Se dock till att de inte utnyttjar och delegerar mer än sin rättvisa andel. Regelbunden kontakt via e-post och telefon krävs. Ge dem rollen som ordförande i alla virtuella möten och se till att de uttryckligen tar itu med utmaningarna i distansarbetet, så att alla uppkomna svårigheter kan luftas och lösas. Deras lugna och självsäkra sätt kan också hjälpa till att avbryta all stigande panik som kan uppstå. Be dem sätta in en känsla av perspektiv om saker börjar växa.
Banden som binder
Naturligtvis beror allt inte enbart på dig som chef. För att kunna fungera effektivt i utmanande och snabbt föränderliga miljöer, måste dina teammedlemmar vara medvetna om sina egna – och varandras – styrkor, så att de vet vem de ska ringa och var och hur de kan ta hand om varandra.
På Belbin tror vi på att ge team ett gemensamt tillgängligt språk att formulera och utforska sina beteenden, såväl som praktiska, tillämpliga råd om hur teamet fungerar. Beväpnad med denna kunskap kan teamet få förtroende för sina individuella och kollektiva förmågor och bygga den typ av förtroende som håller sig starkt även om de är isär.
Lycka till! Vi är här för att hjälpa till – kanske är nu ett bra tillfälle att göra en Belbin analys med ditt team? Ta kontakt idag.
Hälsningar
Inger Melkersson
Belbin Sverige AB
