Hur bryter du isen och snabbt skapar en känsla av samhörighet?
Hur skapar man en samarbetsinriktad, engagerad atmosfär och arbetar mot psykologisk trygghet samtidigt som man ser till att arbetet håller tidsplanen?
Hur övervinner du tvärvetenskaplig konkurrens eller den mellan avdelningarna som kan hota samarbete och i slutändan framgång?
Det kan vara frestande att ignorera det mellanmänskliga och fokusera på att få jobbet gjort, särskilt när oddsen är dåliga för att projekt körs i tid, men att göra det förvärrar bara de problem som kommer att uppstå.
Flexibilitet är nyckeln. Om du vill att människor ska tänka – och arbeta – utanför sina vanliga gränser måste du erbjuda en ny ram för samarbete.
Genom att utforska de beteendestilar som finns i ditt projektteam kan du utforma de individuella bidragen på ett annat sätt.
I stället för att fokusera på vem som kommer från vilken geografisk region eller avdelning, lägger Belbin Teamroller tonvikten på den
unika uppsättning styrkor som varje person har att erbjuda, öppnar nya möjligheter till samarbete utöver jobbtitlar och beskrivningar och belyser gemensam grund – eller synergi – med andra i teamet.
Helst bör beteendestilar användas för att hjälpa till att bilda – och informera – ditt projektteam.
Alltför ofta har projektgrupper ett brett spektrum av hårda färdigheter och expertis, men saknar den beteendemässiga mångfald som krävs för framgång.
Om teamet redan är sammansatt är det fortfarande viktigt att använda en förståelse för Belbin teamrollstyrkor för att avgöra vem som ska vara involverad i varje steg.
När man arbetar med ett projekt är det standardpraxis att bryta ner projektet när det gäller det arbete som behöver göras.
Ni projektleder arbetet, lägger till tidsramar och arrangerar möten för att kontrollera att arbetet håller tidsplanen. Det finns en industri skapad för att tillhandahålla verktygen för att uppnå detta.
Men hur ofta beaktas den mänskliga faktorn?
När du avgränsar den serie uppgifter som utgör ett projekt måste du ta dig tid att överväga vilka Belbin-teamrollbeteenden som passar bäst för var och en.
När denna diskussion har tagits är det ett enkelt nästa steg att fördela arbetet till den person som har dessa Belbin-teamrollbeteenden.
När denna diskussion har tagits är det ett enkelt nästa steg att fördela arbetet till den person som har dessa Belbin-teamrollbeteenden.
I det här fallet är det Coordinatorns roll att övervaka projektet och se till att Shaperns beteende är involverat när tidsfristerna börjar närma sig. Teamworker-beteendet blir kritiskt när diplomati och empati behövs för att gjuta olja på vågorna och Specialist när en djupgående förståelse krävs.
Att se till att endast de personer som behövs är närvarande i varje steg av projektet kommer att innebära mindre frustration (och färre tidskrävande möten) för alla inblandade.
Feedback kanske inte är möjlig initialt (om teammedlemmar är relativt okända för varandra), men bör vara genomförbar när teamet har arbetat tillsammans i några månader.
Att be teamet att slutföra observatörsbedömningar för varandra ger en möjlighet att ”checka in”, se över sina bidrag och formulera eventuella avvikelser mellan de roller de försöker spela och förväntningarna hos andra i teamet.
Om konflikter börjar uppstå ger detta en chans till reflektion innan interpersonella svårigheter drar teamets ansträngningar ur kurs. Diskussioner – både med en chef och mellan kollegor – kan ge upphov till viktiga avslöjanden om hur teamet fungerar.
Kommunikation är nyckeln. Ge människor möjlighet att prata om sig själva – hur de föredrar att arbeta, vad som frustrerar dem …
Att uppmuntra dessa samtal, helst med en individuell Belbin-rapport som underlag kommer att underlätta förståelsen för de roller som var och en behöver spela inom projektet.
För dem vars teamrollbild stämmer väl överens med andras syn på deras beteenden, fungerar observatörsfeedback som en möjlighet att förklara sina styrkor och förstärka den positiva effekten av deras roll inom teamet.
Att förklara hur och varför vi kämpar, eller upplever frustration eller besvikelse, är nyckeln till att hantera dessa svagheter för teamets bästa. Det kan vara så enkelt som att befria en Teamworker från pressat beslutsfattande eller flytta uppföljningen från en out-and-out Resource Investigator till en Implementer / Completer Finisher, som är mer benägna att uppskatta uppgiften.
Uppskattar individen utmaningen att utforska distinkta roller i en ny teamkontext? Vilka är utmaningarna med en skiftande Belbin- teamrollidentitet?
Kanske använder projektet bara en del av personens Teamroll- arsenal av styrkor, eller så har dessa styrkor helt enkelt inte tydligt formulerats för det nya teamet? Om det är lämpligt, hur kan individen presentera och utveckla dessa styrkor till teamets fördel?
Med din individuella Belbin-rapport till hands kan du ta dig tid att beskriva för andra hur du fungerar bäst.
Så vad händer när projektgruppen – trots sina bästa ansträngningar – stöter på en vägspärr? Först är det viktigt att utrota eventuella beteendeproblem som ligger bakom problemet och sedan överväga om lösningen också ligger i olika beteendemetoder.
Om teamet är högt i Plant and Resource Investigator-beteenden och saknar uppgiftsfokuserade beteenden (Shaper, Implementer, Completer Finisher), är det möjligt att fastna i början av projektet, med kreativa individer som kämpar för att driva sin idé till toppen av högen eller fastnar i spaning.
Ett Shaper-bidrag behövs för att driva på för en lösning och driva saker framåt, medan Implementer och Completer Finisher-stilar kommer att krävas för att säkerställa att planer genomförs och till en hög standard.
Om teamet är överrepresenterat i Monitor Evaluators (och även Coordinators) beteenden kan det vara svårt att gå från diskussion till handling.
Förutom att teamet hamnar efter i tidsschemat kan detta också vara frustrerande för andra teammedlemmar som vill få saker att hända.
Å andra sidan, om de vars bidrag spelar in i slutet av ett projekt (Implementers och Completer Finishers) släpps in i åtgärder för tidigt, kan teamet ledas att nöja sig med en otillräcklig eller dåligt undersökt lösning, i sken av att få saker gjorda och producera ett resultat.
Medan vi är på ämnet forskning kan bidrag från Resource Investigator och Specialists behövas för att säkerställa att teamet ligger i linje med sin konkurrens och för att tillhandahålla specifik kunskap respektive expertis.
Utan dessa beteenden riskerar teamet att missa en viktig intelligens som kan äventyra framgången.
Naturligtvis är varje teams krav olika – den exakta balansen mellan Belbin-teamrollerna som krävs beror på projektets specifika parametrar.
Det viktigaste? Att överväga beteendemässig mångfald i alla skeden av projektgruppens livscykel, för bästa möjliga chanser att lyckas.
Kontakta oss idag för att upptäcka hur Belbin hjälper projektgrupper i praktiken.
www.belbin.se, inger@belbin.se 072-702 0797
